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Secondo i dati dell’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano, a ottobre del 2019 gli smart worker in Italia erano 570 mila.

Al 29 aprile 2020, secondo i dati diffusi dal Ministero del Lavoro, siamo arrivati a più di 1milione e 800mila. Infine, secondo uno studio di Cgil e Fondazione Di Vittorio, al 18 maggio si contavano 8 milioni di “lavoratori agili”.

Durante il lockdown, lo Smart Working è stato adottato da molte aziende come misura d’emergenza, e la priorità era quella di tutelare la salute dei dipendenti: è stato quindi imposto senza una reale pianificazione.

Chi si è trovato a lavorare a casa per la prima volta ha vissuto diverse difficoltà: le più grandi, forse, sono state quella di doversi organizzare in un ambiente inadatto a lavorare (anche condiviso con bambini e partner, che nel frattempo dovevano utilizzare la stessa connessione e dividersi gli ambienti di casa) e la difficoltà di pensare il lavoro in un modo diverso, basato su obiettivi e non sulla presenza fisica e orari predefiniti.

Vediamo come iniziare a ripensare oggi lo Smart Working in ottica di investimento, e superare quella dell’emergenza.

smart working

Smart Working: dal timbro del cartellino al lavoro per obiettivi

Ora che le aziende hanno riaperto, non significa che quella dello Smart Working sia stata solo una parentesi da chiudere.
Innanzitutto, perché continuare a tenere i dipendenti a casa e promuovere i turni in ufficio, significa continuare a proteggere la loro salute, ma anche perché l’esperienza di questi mesi ha portato molte aziende a interrogarsi sul modo di lavorare di prima e se ha senso tornare indietro, invece che guardare avanti.

Ogni azienda dovrebbe iniziare a studiare in maniera strategica la sua personale tipologia di lavoro agile, che non è per forza uguale per tutte.
La vera domanda da porsi in questo momento è: quando conta la presenza fisica quotidiana del dipendente sul luogo di lavoro?

Se per il nostro modello di business la risposta è “poco”, questo va sicuramente a favore dello Smart Working, ed è arrivato il momento di una pianificazione strategica.
Quali sono gli aspetti che un’azienda dovrebbe considerare in questo cambiamento?

  1. Ripensare l’ufficio
    Se meno dipendenti andranno fisicamente in ufficio, l’ufficio deve per forza cambiare, e diventare uno spazio per il co-working e lo Smart Working, seguendo la parola d’ordine della flessibilità.
    Gli spazi dovranno essere adattati velocemente a seconda delle esigenze.
    Ad esempio, una sala riunioni poco utilizzata può diventare spazio per una mostra, o per la meditazione, o una piccola sala attrezzi. O, ancora, luoghi di cura per i figli, stanza per allattare, in cui adottare tutti gli standard per tutelare sicurezza, comodità e privacy.
  2. Attrezzare le abitazioni
    Come lo Smart Working ha conseguenze sull’ufficio, ne ha anche sulle case.
    Dove possibile è necessario creare una postazione dedicata solo al lavoro, ma soprattutto il datore di lavoro dovrà assicurare ai suoi dipendenti gli strumenti adeguati a realizzare un vero e proprio ufficio in casa: una connessione valida, sistemi di protezione dei dati e della privacy e di tutela della sicurezza informatica.
    Il lavoratore, poi, deve essere anche formato sui temi come la sicurezza informatica, e su quali e quante informazioni può portare al di fuori dall’azienda.
  3. Ragionare per obiettivi
    Chi lavora in Smart Working deve avere la possibilità di uscire dalla logica del timbrare il cartellino ed entrare in quella dell’obiettivo, per superare un rapporto ormai antiquato tra azienda e lavoratore.
    Il collaboratore deve portare a casa il risultato, e quindi il focus non sarà più controllare quante ore impiega al computer, o il modo in cui lavora: deve essere concentrato su quello che riesce a produrre.
    In più, è necessario smettere di pensare che gli incontri dal vivo siano più produttivi di quelli online, che abbiano meno valore, che siano solo un surrogato delle riunioni in presenza. Si tratta semplicemente di due valide alternative, ciascuna con i propri pro e contro.

Ufficio in Smart working

Come attuare, allora, un piano per un vero Smart Working strategico per l’azienda?
Cambiare il rapporto con i lavoratori si può, anche attraverso piccoli passi quotidiani, come ad esempio:

  • programmare meglio gli obiettivi attesi ed essere precisi nel comunicarli;
  • delegare in maniera chiara i compiti (il classico “chi fa cosa” assume un’importanza cruciale);
  • coinvolgere il team anche con forme di team building da remoto;
  • dare tempi precisi per portare a casa il risultato;
  • lasciare autonomia ai dipendenti e ai collaboratori che lavorano da casa;
  • fare check periodici per accertarsi che sia tutto chiaro;
  • monitorare i risultati;
  • chiedere un feedback ai dipendenti e dare il proprio.

Il lavoro agile non è più una bestia rara e sconosciuta come un tempo, ma una realtà con cui le nostre aziende dovranno confrontarsi sempre di più, perché verrà acquisito da quelle più competitive, e le altre, che non l’avranno fatto volontariamente, dovranno allinearsi.

Avete bisogno di un partner che vi aiuti a stilare un piano strategico? Possiamo mettere in piedi il team perfetto per voi. Scriveteci o chiamateci e ne parleremo insieme.

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