In questo momento particolare, il mondo digitale sta diventando un alleato per mantenere viva la nostra rete di rapporti interpersonali e, se questo vale per gli aperitivi virtuali con gli amici, vale ancora di più per gli incontri di lavoro!

Anche i più restii verso le “comunicazioni a distanza” hanno dovuto fare di necessità virtù e iniziare a utilizzare i vari programmi per videochiamate. Questo sistema di comunicare, per alcuni ancora sconosciuto e poco usato, è diventato, in pochissimo tempo, indispensabile.

Perfino studenti e insegnanti stanno continuando così le loro attività scolastiche e a noi pare che anche i più scettici…stiano cominciando a prenderci gusto! 

Prepariamoci ad un mondo nuovo, fatto di lauree 2.0, conseguite da casa, e incremento di smart working e videochiamate, i vantaggi sono innegabili. 

Funzioni e vantaggi comuni delle migliori app per comunicare online

La videochiamata di gruppo, al pari delle riunioni, dei consigli, delle tavole rotonde, è indicata per momenti di collegialità dove si espongono contenuti e proposte alla squadra, o più semplicemente, in fase di prevendita o di relazione diretta con un cliente acquisito. Non sostituirà mai il contatto reale e la classica visita in azienda o incontro di lavoro, ma con l’aiuto di una buona camera (tutti gli smartphone ormai hanno ottimi obiettivi), e una buona ricezione e connessione dati, il risultato è sorprendente!

Assicuriamoci che l’ambiente sia ben insonorizzato, e se vogliamo fare bella figura con gli altri, occhio a cosa abbiamo alle spalle! 

La condivisione di contenuti. Come quando ci si scambiano plichi, documenti, brochure durante un incontro, questa funzionalità segue passo passo la videochiamata, andando a focalizzare l’attenzione del destinatario su documenti elettronici, siti web, strumenti online, link a contenuti quali video, app, ecc..

Un consiglio. Focalizziamo sempre l’attenzione sulla discussione e sulla relazione tra gli utenti della videochiamata, il fatto di stare ciascuno nel proprio ufficio, porta a facili distrazioni e cali di attenzione.

La messaggistica pubblica e privata durante la chiamata. Questo strumento sembrerebbe un di più ma può rivelarsi molto utile per far focalizzare l’attenzione sui vari punti della comunicazione, a mò di punti del giorno affrontati, oppure per comunicare solo con alcuni dei partecipanti, per condividere consigli su come impostare meglio la comunicazione. O banalmente, per risolvere problemi di impostazione e ricezione della stessa comunicazione!

La condivisione dello schermo, utilissima per chi sta lavorando insieme al cliente su software di sviluppo, così da velocizzare alcuni processi di produzione, o evitare fraintendimenti nell’esposizione di un prodotto, grazie alla visualizzazione del puntatore. In alternativa, è altrettanto utile in senso opposto, quando un professionista sta agendo sul desktop del cliente, per risolvergli un problema locale sul suo pc, accedendo alle sue risorse senza dover essere fisicamente in sede dal cliente. 

Consulta anche questa questa breve procedura sulle video chiamate.

App per comunicare

Facciamo insieme il punto su quali sono i vari sistemi, valutando di ognuno i pro e i contro.

Le caratteristiche comuni a tutti gli strumenti sono la possibilità delle multi chiamate, le versioni base gratuite e la possibilità, per praticamente tutte, di essere utilizzate da pc.

Whatsapp web 

Molto semplice da utilizzare e offre generalmente collegamenti audio e video piuttosto buoni, ma non consentono di visionare, insieme al nostro interlocutore, file o siti. Inoltre la chiamata non può essere fatta dalla versione web. Il numero massimo di partecipanti è quattro. 

Questo lo rende molto simile a una chiamata multipla, con la sola differenza di potersi vedere tra partecipanti. E’ tra le app più creative, permette di usare filtri, condividere gif, ma può restare molto sobria e fare il suo anche in ambito aziendale. 

Nella versione Whatsapp business è possibile inserire a mò di deviazione di chiamata, il fisso del proprio ufficio, così da comunicare eventualmente ai clienti, che qualora si volesse fare una videochiamata basta utilizzare lo stesso numero fisso, evitandoci di fissare appuntamenti in ufficio (utile in tempi di Coronavirus soprattutto per chi sa che i propri clienti non abbiano installate altre app per le videochiamate).

Zoom  

Non è di immediata comprensione perché richiede più passaggi, registrazioni e tutte le indicazioni sono in inglese. Le funzionalità interessanti sono però numerose. La versione da pc è ben sviluppata e più ricca di funzioni rispetto alla versione da mobile.

I partecipanti possono essere fino a 100! L’interlocutore può condividere un documento con gli altri, che possono addirittura modificarlo durante la conversazione. Esiste la possibilità di aprire un foglio appunti condiviso su cui scrivere. Durante la conversazione si può chattare con tutto il gruppo o con dei singoli membri. Il limite è che i file da condividere devono essere aperti precedentemente, perchè altrimenti non si riesce a effettuare uno “sfoglia”.

La versione gratuita consente conversazioni di massimo 40 minuti, ma esiste la possibilità di sottoscrivere abbonamenti mensili a partire da circa 13 euro.

Skype 

Tra le app più longeve nella condivisione di video e del desktop. Può accogliere fino a 50 partecipanti, tempo illimitato ma non sempre offre una buona qualità di segnale e video. La modalità riunione è interessante perchè basta avere il link ed accedere alla stanza virtuale. 

Cisco WebEx

La soluzione più professionale per aziende, istituzioni, concepita soprattutto per essere solida, sicura e performante. Si possono aggiungere fino a 100 utenti alla videochiamata e il periodo di prova free dura 90 giorni. E’ possibile partecipare anche dalla linea telefonica. 

Google Hangouts Meet

Nata nel 2017 come app appositamente per le videoconferenze, oggi supporta fino a 250 persone in un’unica sessione, nella versione ‘for Education’, che è stata anche implementata per dare particolari credenziali e diritti di amministratore a chi ha creato la chiamata. 

Facebook Messenger, Instagram, Google Duo, House Party, FaceTime li lasciamo fuori dalla nostra analisi perché sono molto più ludici che professionali.

Il galateo della videochiamata

Infine qualche dritta sul “galateo” della video chiamata. 

– Vestiamoci bene…almeno dalla vita in su!

– Cerchiamo di avere alle spalle un ambiente gradevole e professionale….evitiamo le pile di piatti da lavare!

– Indispensabili delle cuffie per evitare rimbombi

– Esigiamo tranquillità e silenzio tra i familiari, è lavoro al 100%! 

– Mettiamo i nostri interlocutori nella condizione di preparare l’incontro inviando prima ordine del giorno e documenti da visionare,

– non stiamo troppo vicini alla telecamera, il mezzo busto va benissimo,

-chiudiamo il nostro microfono quando non stiamo parlando, se stiamo usando il vivavoce, altrimenti dotiamoci di cuffiette precedentemente impostate, 

– evitiamo commenti inutili che creano sovrapposizioni e rallentamenti (spesso dovuti al ritardo nel segnale della chiamata)

– non interrompiamo chi parla, per educazione e per non creare costanti sovrapposizioni dovute al ritardo nel segnale della comunicazione. 

– non facciamo altro mentre ascoltiamo…si vedeeeee!