È chiaro a tutti ormai che anche dopo il picco della pandemia dovremo rispettare cautele che limitano i contatti diretti tra persone, per parecchio tempo, di certo fino alla scoperta del vaccino Coronavirus, se non oltre!
Per questo, e anche perché le nostre abitudini stanno cambiando così velocemente, le video riunioni continueranno, come il lavoro da remoto, lo smart working e altre soluzioni che comportano la mancanza di contatti diretti.
Se cerchi un dettaglio sulle app per le video chiamate, consulta questa breve guida introduttiva alle videochiamate.
Ognuno di noi sta provando sulla propria pelle questa tipologia di “incontri” e va detto: è molto più complicata dell’incontro reale, per diversi motivi. I principali:
– i problemi di rete e di qualità del segnale
– i partecipanti sono più timidi e distaccati
– difficoltà nell’avvicendarsi dei ruoli nella conversazione
– difficoltà di percepire la comunicazione non verbale e le sensazioni
Le conseguenze sono evidenti: difficile concludere accordi, difficile rispettare gli ordini del giorno, contenere queste riunioni nelle tempistiche prestabilite, arrivare a vere e proprie decisioni sui vari temi.
Per questo pensiamo possa essere d’aiuto condividere una procedura che abbiamo sperimentato e aggiornato durante le conversazioni tra il team Flow e partner o clienti, una specie di vademecum che ci aiuti a rendere questi momenti performanti e produttivi, a partire dall’invio di una email di convocazione dove poter avvisare il nostro referente qualche giorno prima, di tutti i temi in oggetto della videochiamata.
Impostazione dell’email di convocazione alle videochiamate
La scelta dello strumento di comunicazione sta al cliente
A seconda della formalità dell’incontro, è bene considerare l’invio di una email personale di convocazione. In questa email di convocazione è il richiedente che si adegua alle capacità del cliente. Questo comporta saper usare più strumenti possibili a seconda del tipo di cliente e di che cosa va visto insieme. E’ chiaro che noi possiamo sempre consigliare uno strumento o un altro in base alla situazione e alle nostre esperienze, citando il software e possibilmente linkandolo alla email. Mettiamoci nei panni di chi vogliamo raggiungere. Lasciamo sempre valida l’opzione che forse non sia valida la videochiamata, in relazione al nostro destinatario.
Strumenti (partendo dal più completo)
Abbiamo già trattato il tema in questa breve guida introduttiva alle videochiamate, ma rielenchiamo brevemente gli strumenti: Google Meet Hangout, WhatsApp (anche nella versione Business), Skype, Zoom, Teams. Restiamo sui classici, avremo più probabilità di non imbarcarci in complesse sessioni di installazione e configurazione da remoto di app e periferiche!
Nella email di convocazione, ti consigliamo proprio di prevederne una, diamo comunque eventuali consigli sull’utilizzo dei vari strumenti in generale.
Aggiornamento CRM con contatto corretto
Anche le email di convocazione per questo tipo di riunione devono diventare per noi un’occasione per poter aggiornare i nostri gestionali CRM con qualsiasi contatto aggiornato fornito dall’interlocutore.
Cosa va preparato e cosa possiamo consigliare di preparare prima della videochiamata
- Cuffie con microfono configurate,
- meglio no viva voce,
- meglio non rispondere da sale ampie quali sale riunioni, ecc.
- accendere e spegnere il microfono per evitare ritorni ed echi,
- a seconda del contesto, evitare che dietro di ciascuno ci siano sfondi poco appropriati, quali cucine o la camere da letto,
- trasmettere la telefonata da luoghi dove ci sia campo/connessione 4G, Wifi con segnale stabile.
Cosa scrivere nell’email di convocazione
Questi punti possono essere utili per creare un modello di email e utilizzarlo personalizzandolo di volta in volta.
- Indicazione del tipo di strumento che verrà utilizzato e le modalità di convocazione
- Specificare i referenti della videochiamata
- Specificare l’orario di inizio, ma soprattutto della fine dell’incontro (consigliamo la brevità!)
- Prevediamo di condividere con gli interlocutori in questa comunicazione i documenti, o i link, o i materiali multimediali oggetto della videochiamata, in maniera che entrambi ci si possa preparare,
- Valutare, in base alla complessità dei temi trattati, di condividere un ordine del giorno riguardo gli argomenti,
- Alla fine della email, a mo di intestazione e di firma, prevediamo un aggiornamento dei nostri contatti, una specifica su determinate pagine del proprio sito, o alle proprie pagine social, per fornire un servizio in più, qualora il destinatario volesse approfondire autonomamente specifici temi di suo interesse.
- Se si vuole essere più ‘spinti’ prevedere anche dei contenuti con delle offerte commerciali di specifici servizi in target.
Per il momento è tutto, ci aggiorniamo con altre informazioni che potrebbero essere utili per affrontare al meglio le videochiamate di tutti!